Lean Office Praxis Workshop
«Administrative Prozesse sichtbar machen. Durchlaufzeiten verkürzen. Wettbewerbsfähigkeit stärken.»
Administrative Prozesse entscheiden wesentlich mit, wie effizient ein Unternehmen arbeitet. Fehlerhafte Daten, unklare Aufträge, fehlende Informationen oder schlecht abgestimmte Schnittstellen führen häufig nicht nur im Büro zu Mehraufwand – sondern direkt in der Produktion zu Nacharbeit, Stillständen, Falschbelegung, Ressourcenverschwendung und unnötigen Kosten.
Lean Office setzt genau hier an. Der Workshop macht administrative Abläufe sichtbar, reduziert Verschwendung und synchronisiert Büroprozesse besser mit Produktion, Kundenanforderungen und Unternehmenszielen.
Im Fokus steht das bewährte Dreieck aus Kosten senken, Durchlaufzeiten optimieren und Qualität sichern. Dadurch entstehen mehr Flexibilität, stabilere Abläufe und klare Wettbewerbsvorteile. Gleichzeitig stärkt Lean Office die Zusammenarbeit, Eigenverantwortung und Verbesserungskultur im Unternehmen.
Herausforderung
In der Administration entstehen viele Verluste, die im Tagesgeschäft oft nicht sofort sichtbar sind – ihre Auswirkungen zeigen sich jedoch entlang der gesamten Wertschöpfungskette.
Typische Herausforderungen sind:
- unklare Abläufe, Zuständigkeiten und Schnittstellen
- Medienbrüche, doppelte Datenerfassung und fehlende Standards
- lange Durchlaufzeiten, Rückfragen und Wartezeiten
- fehlende Transparenz über Status, Prioritäten und Verbesserungsmassnahmen
Diese Reibungsverluste verteuern Prozesse, belasten Mitarbeitende und reduzieren die Flexibilität gegenüber Kunden.
Wichtige Infos
Termine
Termine nach Vereinbarung
Sprache
Deutsch
Zeit:
08:30 Uhr – 17:00 Uhr
Kosten:
Basic-Workshop (1 Tag):
CHF 550.–*
Praxis-Workshop (2 Tage inkl. Transferphase):
CHF 950.–*
Business-Workshop (3 Tage):
CHF 1’350.–*
*Alle Preise verstehen sich pro Person, exkl. MWST, inkl. digitaler Workshop-Unterlagen und Zertifikat. Sonderkonditionen für Gruppen ab 6 Personen auf Anfrage.
Für grössere Gruppen und firmenspezifische Workshops erstellen wir gerne ein individuelles Pauschalangebot.
Ort:
Direkt in Ihrem Unternehmen
nach Vereinbarung auch bei:
Brütsch/Rüegger Werkzeuge AG
Heinrich -Stutz-Strasse 20
8902 Urdrof
Auskunft
Herr Reto Gruber
Tel: +41 44 736 63 24
Mail: reto.gruber@brw.ch
Nutzen
Lean Office schafft Transparenz in administrativen Prozessen und zeigt, wo Zeit, Qualität und Ressourcen verloren gehen. Dadurch können Abläufe gezielt vereinfacht, Schnittstellen verbessert und Informationen schneller verfügbar gemacht werden.
Der Workshop ist als firmenspezifischer Unternehmensworkshop aufgebaut. Die Teilnehmenden arbeiten an realen Prozessen, Schnittstellen und Herausforderungen aus dem eigenen Unternehmen.
So zahlt sich die Investition in die Mitarbeitenden direkt aus – durch sichtbare Optimierungspotenziale, erste Umsetzungen und eine bessere Verankerung im Arbeitsalltag.
Der Nutzen liegt in:
- kürzeren Durchlaufzeiten
- tieferen Prozesskosten
- höherer Prozessqualität
- besserer Zusammenarbeit zwischen Administration und Produktion
- mehr Flexibilität gegenüber Kunden
- stärkerer Verbesserungs- und Unternehmenskultur
Workshop-Ziele
Die Teilnehmenden verstehen, wie Lean-Prinzipien auf administrative Prozesse übertragen werden und wie sie diese im eigenen Unternehmen anwenden können.
Nach dem Workshop können die Teilnehmenden:
- Verschwendung in administrativen Prozessen erkennen
- Büroabläufe und Schnittstellen sichtbar machen
- Durchlaufzeiten, Rückfragen und Medienbrüche reduzieren
- einfache Kennzahlen für Büroprozesse definieren
- Wertstromanalyse und Wertstromdesign im Office-Umfeld anwenden
- Standards und Visualisierungen für stabile Abläufe entwickeln
- digitale und papierarme Prozesse gezielt fördern
- Verbesserungen im Team umsetzen und stabilisieren
Modularer Aufbau
Der Workshop ist modular aufgebaut und kann je nach Zielsetzung als Basic Workshop, Praxis-Workshop oder Business-Workshop durchgeführt werden.
Empfohlen wird der Praxis-Workshop mit zwei Workshoptagen, da hier neben den Grundlagen auch der echte Praxistransfer im Unternehmen stattfindet. Zwischen dem ersten und zweiten Workshoptag bearbeiten die Teilnehmenden eine konkrete Transferarbeit. In der Regel liegt zwischen den beiden Tagen ein Zeitversatz von mindestens zwei Wochen.
So können die Teilnehmenden die erlernten Methoden direkt anwenden, erste Analysen durchführen und gemeinsam mit einer Kleingruppe oder im Rahmen eines Leuchtturmprojekts erste Verbesserungen vorbereiten oder testen.
Die Grundlagen effizienter Rüstprozesse
Verschwendung aufdecken, Schnittstellen klären, Prozesse beschleunigen. Der Basic Workshop macht die Grundlagen von Lean Office greifbar und schafft ein gemeinsames Verständnis für Durchlaufzeiten und Prozessqualität im Büro. Das erwartet Sie:
- Grundlagen Lean Management im Büro
- Einführung in Lean Office und KVP
- Verschwendung in administrativen Prozessen
- Schnittstellen zwischen Administration, Produktion und Kundenanforderungen
- Analyse von Büroabläufen und Informationsflüssen
- Grundlagen der Wertstromanalyse im Office-Umfeld
- Definition erster bürorelevanter Kennzahlen
- Praxisübung oder Planspiel zu Büroprozessen
- erste Verbesserungsansätze für den eigenen Arbeitsbereich
- Definition einer Transferarbeit für die praktische Anwendung
Klarheit für bessere Abläufe
Tag 1: Lean Office verstehen, Schwachstellen erkennen und erste Prozesse durchleuchten. Dann wird es konkret: Mit einer Transferarbeit wenden die Teilnehmenden das Gelernte direkt im eigenen Arbeitsumfeld an.
Tag 2: Ergebnisse gemeinsam auf den Prüfstand stellen, gezielt nachschärfen und in klare Massnahmen verwandeln. Abschliessend werden Methoden festgelegt, die Verbesserungen stabilisieren und weiter vorantreiben. Das erwartet Sie:
Tag 1: Grundlagen und Analyse
- Inhalte analog Basic Workshop
- Auswahl geeigneter Prozesse oder Schnittstellen
- Aufnahme erster Ist-Situationen
- Definition einer konkreten Transferarbeit
- Vorbereitung eines kleinen Leuchtturmprojekts oder Verbesserungsansatzes
Transferphase zwischen Tag 1 und Tag 2
- Anwendung der erlernten Methoden im eigenen Arbeitsumfeld
- Durchführung erster Analysen
- Einbindung betroffener Mitarbeitender
- Sammlung von Prozesslücken und Verbesserungsideen
- Vorbereitung erster Massnahmen oder Testumsetzungen
Tag 2: Vertiefung, Korrektur und Stabilisierung
- Vorstellung und Besprechung der Transferergebnisse
- Vertiefung Wertstromanalyse und Wertstromdesign
- Entwicklung eines verbesserten Zielprozesses
- Standardisierung und Visualisierung von Büroabläufen
- digitale und papierarme Prozessansätze
- Umgang mit Veränderung und weichen Faktoren
- Stabilisierung der Verbesserungen im Alltag
- Massnahmenplan für die weitere Umsetzung
Vom einzelnen Prozess zur unternehmensweiten Wirkung
Einzelne Prozesse verbessern? Das ist erst der Anfang. Der dreitägige Business-Workshop ergänzt den Praxis-Workshop um einen strategischen Einführungstag und schafft die Basis, Lean Office im gesamten Unternehmen zu verankern.
Im Fokus stehen Zielbild, Rollen, Führung, KVP-Systematik, Kennzahlen und Standards – abgestimmt auf Produktion, Shopfloor Management und Unternehmensziele. Das erwartet Sie:
- Inhalte analog Praxis-Workshop
- zusätzlicher strategisch-struktureller Workshop-Tag
- Aufbau eines Lean-Office-Zielbilds
- Definition von Rollen, Verantwortlichkeiten und Führungsstruktur
- Einbindung von Lean Office in KVP und Shopfloor Management
- Synchronisation administrativer Prozesse mit Produktion und Kundenanforderungen
- Definition von Kennzahlen, Standards und Regelkommunikation
- Planung des Rollouts im Unternehmen
- Festlegung weiterer Umsetzungs- und Begleitungsschritte
Zielgruppe
Der Workshop richtet sich an Mitarbeitende und Führungskräfte aus administrativen, indirekten und produktionsnahen Bereichen – insbesondere aus Administration, Verkauf Innendienst, Einkauf, AVOR, Planung, Qualität, Logistik, Engineering und Kundendienst.
Gut zu wissen
Der Workshop wird mit 6 bis 15 Teilnehmenden durchgeführt. Je nach Standort und Umfang kann für die Durchführung vor Ort eine zusätzliche Reise- oder Durchführungspauschale anfallen.